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    管理批判    
  警惕痕跡管理異化 ——以企業安全管理為例(2021-6)  
企業管理雜志 發布時間:21-10-25        
   

文/張文升

關鍵詞: 痕跡管理  安全管理  過程管理  過度監管  回歸本源

       痕跡管理是指通過文字、數據、圖片、音頻、影像、實物等資料,對事件過程進行記錄并建檔,目的在于方便事中監管、事后查證。痕跡管理最大特點是增加了工作的透明度,實現了管理的精細化,提升了監管的即時性、全程性和同步性,方便了事后對事件發生過程的復原、有效追溯,以及對過程真偽、質量優劣、工作好壞的評價。痕跡管理屬于過程管理的一種方式,是常見的、有效的管理手段和工作方法,其本身沒有原罪。但管理有度,過之則偏。近年來,痕跡管理在企業安全工作中異化為痕跡主義較為突出,主要表現為:以文件落實文件,以會議落實會議,安全學習必須簽到,基層演練必須記錄評估等,特別是在中央三令五申為基層減負的大環境下,如何讓企業安全工作中的痕跡管理回歸本源,值得安全管理人員深思。
     
一、痕跡管理異化的表現與危害

1.事無巨細,精致留痕
       無論事情大小,凡事必留痕,且追求痕跡的精細化和完整性、資料書寫的美觀性,報表、圖片、視頻、文字總結等各種材料的齊全性,以及不同資料在邏輯上的環環相扣與絕對呼應。這種過分追求細節的精致留痕思維,首先是工作量大,勢必會耗費安全管理人員大量的時間和精力,久而久之,基層必定疲于應付;其次,有的工作往往不需要過于精細的過程,一樣可以取得好的效果。比如,應急演練中,把演練的過程、評估、總結按部就班手寫下來,根本無益于演練質量的提升;如果采取視頻錄像、照片采集、全員討論分析等模式,反而能達到比較好的效果。當安全管理人員意識到把自己的時間精力浪費在沒有意義和價值的事情上時,他們必然會心生抵觸,影響工作的積極性和主動性,同時,上級管理的權威性也會受到質疑。
2.過度監管,勞民傷財
       這里指通過查看“痕跡”,把“監管”變成了“監控”,對基層工作實施超精細的管理和全方位無死角、全過程無遺漏的監控,試圖通過高強度的過程監管來獲取一個好的結果。比如,當前部分企業針對崗位操作風險開展班前會活動,要求每天都要實施風險分析與承諾,其實際效果如何,有待商榷。
       應該看到,一則,過度監管必然導致加密“留痕”,大大增加管理成本,耗費基層的人力物力財力,引發基層反感甚至不配合;二則,過度監管也讓下級感到約束和不信任,最終導致上下級間失去互信,引發緊張氛圍;三則,過度監管下,管理機關常常認為自己已經非常盡職盡責,對出現的問題,很容易將責任推卸給基層,長此以往,必然使管理機關與基層離心離德、一盤散沙。
3.舍本逐末,導向錯位
       一方面,沒有樹立正確的結果導向,在日常管理特別是績效考核中,過分放大“痕跡”的效用,把工作過程完全視為工作業績,沒有認識到“過程管理固然重要,但最終要服務于結果”。比如,部分企業在安全標準化創建過程中,對依靠安全資料來體現企業的安全管理水平強調得比較多。
       另一方面,沒有樹立正確的實績導向,把資料臺賬作為考核的第一依據,有的甚至開展安全資料大比武,以“看材料”代替“看實效”,簡單地以資料的多少來評價工作成效的好壞?上攵,由于“修復各類資料”所付出的成本與因工作成績不好而受到上級批評、處罰或懲戒相比,修復資料自然要劃算得多。這會誘使基層為了使痕跡看起來更加完美,為了得到上級的肯定和褒獎,而對各種留痕的資料進行反復修改和包裝,有時甚至走上弄虛作假、欺上瞞下的歪路,從而嚴重影響一個單位的風氣。
     
二、痕跡管理異化的本質與根源

1.“四風”猶存
       一是管理機關存在官僚主義習氣,不深入基層和群眾,不了解實際情況,習慣坐在辦公室看資料,從痕跡中找問題、找線索,然后再遙控指揮;習慣站在權力掌控者的角度,命令基層上報情況、上報數據、上報材料。二是管理機關存在形式主義做派,工作中常常走過場、做虛功,熱衷于洋洋灑灑的痕跡過程而不是實實在在的結果。三是管理機關存在零容錯思維,對下級不信任,力求通過痕跡管理的即時監控、全程監控,隨時掌握基層的一舉一動,隨時指點基層的一言一行。
2.方法不對
       有句話說得好,方法選對,事半功倍。在痕跡管理中,不同的留痕方式會產生大不同的效果。比如,人工留痕的方式通常情況下耗時費力,而運用信息技術、智能技術就會讓留痕變得簡便易行。
       如果管理機關在選擇留痕方式上不動腦筋、不創新思路、不善于運用信息技術等新手段,不切實際地隨意確定留痕方式,必然會勞民傷財,使痕跡管理異化。比如,在企業安全標準化達標創建中,有的企業要求基層除了對現有的設備設施、工藝流程等進行巡回檢查外,還需對生產建筑物等非關鍵性設施進行巡檢并規范記錄。這就是典型的留痕方法選擇不當。如果確實認為有必要對生產建筑物等非關鍵性設施進行巡檢,完全可以采取現場檢查的形式,只要現場建筑物等設施完好,就可以一次性認為現場符合要求,沒有必要每月對此類項目進行巡檢并記錄。
3.機制缺陷
       從現實情況看,某項工作是否留痕、如何留痕、留多少痕,都是可以根據管理機關、管理人員的意志而隨時調整的,幾乎一個人一個電話或者群發一條消息就可以實現,不耗費管理機關自身的管理成本,同時,還存在痕跡管理增量容易減量難的問題。究其根源,一是決策機制不規范,對留痕管理的決策沒有經過民主討論、集體決策的過程,導致管理機關隨意發號施令;二是管理機制不完善,沒有根據形勢發展的變化,及時對取消或調整某些資料臺賬進行決策,這就導致有的基層填寫幾份同類型的資料臺賬,因為他們沒有收到上級取消原有資料臺賬的通知,即便明知有重復,也不敢擅自取消;三是約束機制不健全,即對管理機關在痕跡管理中的權力運行還沒有建立約束機制,存在監督空白區,必然會出現管理失當的問題。
     
三、痕跡管理異化的防范與治理
1.樹立正向思維

       正確認識痕跡管理的意義和作用,充分認識到如果沒有一些必要的材料作為支撐,檢查考核評比、監督問責等都將空口無憑。因此,要理性客觀看待痕跡管理,不能以偏概全,因噎廢食,把痕跡管理看作洪水猛獸;而是要科學有效運用痕跡管理,使痕跡管理規范起來,真正回歸管理本源,體現管理價值和作用。
       比如,隨著信息化建設平臺的進一步推廣運用,應改變傳統意義上對關鍵設施、關鍵部位的工藝參數人工巡檢錄取方式,充分利用最新的科技手段,通過信號傳輸功能實現所有工藝參數電腦后臺錄取,形成必要的數據庫,不僅及時,而且避免了人工的失誤。
2.提升素質能力
       對管理機關,要加強作風建設,教育機關干部持之以恒糾“四風”,持之以恒整治安全管理中的形式主義、官僚主義,落實為基層減負要求,多站在基層的角度看問題、辦事情、做決策;要加強團隊建設,增強團隊意識、樹立團隊精神,提高組織協調能力,使機關和基層形成強大工作合力。對安全管理人員,要加強能力建設,適應痕跡管理的需要,經常性開展業務培訓,提高文字的歸納整理水平、數據的錄取統計水平、圖片的拍攝和后期處理水平等,確保高效優質完成既定工作任務。
3.完善管理機制
       一是針對凡事必留痕帶來的資料臺賬等繁多問題,建立基層安全管理資料總量預警機制,科學合理設置資料種類、完成耗時總量等上限數據,達到這個上限,管理機關就必須統籌協調、強制削減,數量少了痕跡主義自然就容易得到控制。同時,也應明確單項工作只讓基層填寫一種資料,剩下的就是管理機關內部協調、自行按需提取,防止機關多頭重復向基層派任務要資料要表格。當然,這里需要管理機關同時建立安全管理數據共享機制。
       二是建立痕跡管理審核機制,民主、科學地研究確定是否需要留痕、如何留痕、留多少痕。
       三是樹立以安全生產目標完成情況而不是以痕跡作為考核評價依據的正確導向,少看資料多到現場、少聽匯報多做溝通,全面客觀地評價基層單位安全管理水平,用科學合理的考核“指揮棒”把安全管理人員從一些無謂的事務,特別是留痕、造痕中解脫出來,集中精力多干事、干實事、干成事。
4.巧用信息技術
       迅猛發展的信息技術手段,既可以最大限度免去留痕過程中簡單、重復、機械的人工勞動,大幅度降低基層安全管理人員的工作強度,也為各環節實現精細化、全方位、全程式痕跡管理提供了支撐。
       當前,運用信息技術提高痕跡管理質效主要體現在四個方面:一是提高辦公自動化水平,比如利用釘釘、微信、QQ等軟件的多人協作在線編輯功能進行數據上報,利用簽到功能實現考勤打卡,把軟件自動保存的聊天記錄直接作為工作溝通交涉的痕跡等。二是將錄音、錄像、語音自動識別的信息技術運用到會議記錄這一常見常用的痕跡管理中,以音頻視頻為原始的存檔資料,可最大限度地減少會議記錄整理工作量。三是建立業務工作平臺,推進數據共享和大數據分析,基層只需一次性填寫基礎數據,避免基層資料、現場數據的重復提報、交叉提報。四是運用視頻監控技術和直播技術,使安全管理過程更加公開透明。比如通過視頻監督平臺對現場檢查的問題進行復核,改變傳統意義的紙質反饋、現場驗證,既省時又省力,關鍵還能通過截圖、視頻回放等形式長期保存。


主要參考文獻
[1] 李瀅.基層工作評價中的“痕跡主義”表現及治理之方[J].領導科學.[2019-03-22].http://www.ldkxzzs.com/index/art- icle.php?num=3413&page=1.
[2] 劉艷輝,盧益飛.打開“痕跡管理”的正確方式.南方.[2018-09-08].http://epaper.southcn.com/nfzz/288/content/2018- 09/08/content_183239257.htm.


作者單位
中國石化江蘇石油勘探局有限公司
欄目主編 王黎
 

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